Depuis la création de l’activité Donner du Sens A l’Entreprise, mon objectif est de concilier rentabilité et amélioration permanente sur la méthode développée et les outils crées pour accompagner les porteurs d’activité (en coopératives d’entrepreneurs) et les freelances à structurer le fonctionnement économique de leur activité. En mettant en place cet objectif stratégique au quotidien, j’apporte un soin particulier à l’organisation des processus internes de mon activité. À l’orée de 2025, je pensais être prête à mettre en place l’AUTOMATISATION de certains processus, en particulier ceux autour de la communication. Petit retour d’expérience…
Challenge personnel et préparation
Dès le lancement de Donner du Sens A l’Entreprise, il était clair qu’il serait nécessaire d’automatiser certaines parties de mon activité. Pendant les premiers 18 mois, j’avais l’impression de courir constamment après le temps, entre la construction de nouveaux outils, la création de la charte graphique et surtout la réalisation des prestations.
Par petites touches, j’ai commencé à structurer l’organisation des outils et documents, à tester des bouts d’automatisation dans différents domaines : en 2022, un premier module en autoformation venait compléter le parcours Mon activité à 360° (à l’époque (Re-)Développer son activité) pour que les participants puissent identifier ce qui faisait la valeur de leur activité.
Dès 2023, je créais le premier module en autoformation qui pouvait être vendu, Représenter le fonctionnement économique, et commençais à structurer des bases de données pour que les calculs se fassent automatiquement. Aujourd’hui, je lance la première newsletter de ma vie…
Comment se préparer à automatiser l’envoi de newsletter ? Relisons ce que j’ai mis en place avant de me sentir prête à automatiser.
S’organiser quand on a une mémoire archéologique
Avant de commencer, il est peut être nécessaire de prendre en compte ma mémoire archéologique : de manière intuitive, je ne retrouve bien les objets et documents que dans leur relation historique. En bref, je retrouve beaucoup beaucoup mieux une facture si elle est dans un tas de feuilles que si je ne l’ai rangée dans un classeur.
Il y a deux problèmes majeurs à cette méthode : cela donne rapidement un magnifique chantier sur le bureau et tout autre surface mais, surtout, la facture n’est trouvable que par moi, difficilement par une autre personne et encore moins par un logiciel ; toute modification apportée au tas de documents allongera le temps de recherche.
Avant de commencer à automatiser, il était important de structurer le rangement des dossiers dans l’ordinateur et de les organiser par thèmes (administration, clients, offres, ressources tangibles, etc.) et par sous-thèmes en essayant d’appliquer la même logique pour chacun. Voici un exemple de ce que cela donne pour retrouver facilement les ressources tangibles de mon activité :
Ce rangement permet, bien sûr, de retrouver plus facilement les documents. Pour le mettre en place, j’ai d’abord créé les dossiers avec les thèmes principaux puis j’ai organisé au fur et à mesure les sous-thèmes et, enfin, régulièrement, je vérifie et teste la logique de ce rangement.
Identifier les domaines où l’automatisation a une plus-value
Après avoir mis en place une organisation des dossiers qui combine logique et agilité, la deuxième étape de préparation a été d’identifier les domaines pour lesquels il était pertinent d’investir du temps pour automatiser.
Dans le cas de l’activité Donner du Sens A l’Entreprise, le premier domaine qui a été automatisé est un morceau de la méthode de formation. Lorsqu’on travaille sur la structuration du fonctionnement économique pour développer une activité rentable et pérenne, identifier les éléments qui constituent la « valeur » de son activité est une étape importante. C’est aussi un moment qui s’avère souvent difficile pour les porteurs d’activité. Réaliser cette partie en format présentiel ou distanciel aurait pu se révéler périlleux pour l’ensemble du groupe.
En choisissant de créer un module spécifique, que les participants pouvait mener à leur rythme tout en bénéficiant de méthodologie de travail individuel, collectif et coopératif, ainsi que d’une méthodologie de support émotionnel, a permis aux participants d’explorer et de structurer les briques de valeur de leur activité. À l’issue de ce travail en autonomie, les participants partageaient le résultat que nous pouvions encore explorer en partant de leur « board » rempli.
Acquérir de nouvelles compétences
Courant 2024, en opérant une rétrospective sur les différentes expériences d’automatisation de processus ou de domaines de mon activité, je me suis rendu compte que chacune allait de pair avec l’acquisition de nouvelles compétences. Automatiser une partie de la formation m’avait permis de développer des compétences en écriture de scenarii, en animation vidéo (à partir de PowerPoint), en montage vidéo (d’abord avec QuickTime Player puis avec iMovie), en ingénierie de formation, etc.
De même, automatiser les calculs des impôts et cotisations sociales m’a permis de savoir mieux organiser les bases de données pour les intégrer plus facilement dans les calculs ; de débuter dans l’utilisation de PowerQuery (module d’import de tableaux et données d’Excel) ; de mieux structurer l’arborescence des fichiers dans l’ordinateur pour trouver plus facilement et plus rapidement l’information.
Le constat était donc sans appel, si je souhaitais automatiser la communication, il faudrait que j’identifie de ce que je ne savais pas encore, ce que je ne savais pas encore faire et surtout, ce que je ne savais pas que je ne savais pas. Non, ce n’est pas une faute d’écriture. Quand on se lance dans un nouveau champ de compétences, il y a souvent un angle noir de la connaissance, notre ignorance des tenants et aboutissants du domaine, de la hiérarchie des savoir et savoir-faire à acquérir avant de se lancer. Selon ce que je voudrais automatiser, il y aurait donc tout un pan de compétences dont je n’aurais pas la moindre idée qu’il existe.
(À suivre)
Dans le prochain article, nous verrons la nécessité d’affiner au plus près ce que l’on souhaite automatiser, les détours et les difficultés rencontrées et enfin comment inclure l’automatisation dans une gestion agile du changement.
Automatisation, un puits sans fonds ? (I) © 2025 by Céline Viardot, SMartDE e. G. (0181 – Donner du Sens A l’Entreprise) is licensed under Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International
