Dans la première partie de l’article, nous avons vu que l’automatisation avait été inhérente à la construction de l’activité Céline Viardot – Donner du Sens A l’Entreprise. Après 3 ans d’activité, quelques leçons avaient été apprises : il est nécessaire de structurer le rangement, il est important d’identifier la plus-value apportée par l’automatisation et enfin l’automatisation va de pair avec l’acquisition de nouvelles compétences.

Bref, il était temps de penser l’automatisation de la communication¹.

Au départ, automatiser semblait une bonne idée

Le départ, c’est courant 2024.

J’avais testé un nouvel outil de diagnostic que je venais de créer et déterminé une feuille de route pour les semaines suivantes. Cependant, la charge de travail à cette période avait ralenti la mise en œuvre des actions, la to do list était partie en vacances dans les tiroirs et quelques semaines plus tard, le constat était clair : il manquait l’entrain d’un rappel extérieur. Et si cet « entrain » pouvait être automatisé ?

Je cherchais donc un outil qui permettrait de créer un ensemble de séquences de déclencheurs / règles / actions pour soutenir le rythme du changement lancé. Il s’avéra que le système le plus simple serait un outil de newsletter. Sur la recommandation de collègues entrepreneurs et entrepreneuses, le choix s’arrêta sur Brevo pour des raisons techniques et éthiques.

Une des valeurs de Céline Viardot – Donner du Sens A l’Entreprise est le respect, depuis le respect des données (et des personnes) jusqu’au respect de l’environnement. J’utilise les valeurs qui définissent l’activité comme un filtre lorsqu’il s’agit de choisir des fournisseurs en posant la question suivante :  » Quelles valeurs sont partagées avec ce fournisseur ? « . Brevo partage avec mon activité le respect, ici celui des données : il déploie son outil de façon à être conforme au RGPD² de la manière la plus simple et la plus efficace possible. Outre les aspects techniques, il propose des formations en auto-apprentissage sur les enjeux de ce règlement et sa mise en pratique lors de l’utilisation du logiciel. En l’utilisant, je m’assurais le moyen d’assurer un bon respect des données des lecteurs de la newsletter. Par ailleurs, il propose, sur la même plateforme, un outil de suivi commercial : il permet d’assurer un suivi plus automatisé de ventes de formations et, à terme, d’accompagnement individuels.

Bref, en septembre, j’ai complété le module sur le RGPD, suivi un module sur l’utilisation de l’outil de newsletter et échangé avec une amie sur son utilisation de Brevo. Puis, j’ai laissé le projet reposer quelques mois : l’activité battait son plein.

Détours et difficultés de l’automatisation

L’année 2025 a pointé le bout de son nez. Il était temps de lancer l’automatisation de la communication !

Définir les éléments indispensables au projet d’automatisation

Avant de commencer, QQCOQP³ a frappé à la porte. La réponse était la suivante : « Le 2 de chaque mois paraît une newsletter en français à destination des parties prenantes de l’écosystème de Céline Viardot – Donner du Sens A l’Entreprise (participantes et participants aux formations, partenaires, clientes et clientes, sous-traitants, etc.) pour annoncer le programme à venir et partager des outils et réflexions pour organiser son activité afin qu’elle soit durable. » Ce nouveau projet est un moyen de montrer davantage ce qui sous-tend l’activité, de renforcer sa cohérence et de renvoyer vers un site riche.

En parallèle de la mise en place de la newsletter, l’extension du site internet a été menée pour que les futurs lecteurs s’abonnent en toute sécurité à la newsletter, reçoivent la dernière newsletter parue (même si le 2 est passé afin d’attendre le 2 du mois suivant) et accèdent aux articles et au programme des ateliers et formations. Un certain nombre d’éléments devaient donc être déployés!

Voici un petit pêle-mêle de ces éléments manquant :

• la mise en page de la newsletter
• la mise en page des articles de blog
• la page dédiée au programme de formation sur le site
• les premiers articles
• un outil de mesure du site (respectant les données personnelles)
• des photos
• le système d’inscription à la newsletter

Mais surtout il était nécessaire d’automatiser la sécurité du site et des données.

Automatiser c’est augmenter le risque

De quel risque ou plutôt de quels risques parle-t-on dans ce cas ? Il y a bien sûr le risque pour le site : en automatisant, je veux obtenir plus de vues et donc plus de trafic. Aujourd’hui, sans être développeuse, ni graphiste, il est possible de créer un site « assez » facilement. Par contre, en le créant, je n’avais aucune idée du nombre de visiteurs intempestifs. Dès le départ, j’avais installé la version gratuite de SecuPress pour apporter une sécurité minimale au site. Cela m’avait permis de faire régulièrement des tests qui étaient suffisants pour le site vitrine. Celui-ci ne collectait aucune donnée personnelle (les seules présentes sur le site étaient les miennes). Une fois que le site a accueilli la collecte d’adresses e-mail, il a été nécessaire de passer à une version plus paramétrable et plus précise. J’ai alors découvert que le site était régulièrement visité par de drôles de visiteurs du monde entier qui se permettent d’essayer de vouloir rentrer dans le code du site. Ils sont aujourd’hui bloqués.

Un autre risque concerne l’activité elle-même. Le RGPD a pour objectif de protéger les données personnelles des citoyens européens et de redonner à chacun et chacune le pouvoir sur l’usage de ses données personnelles. Pour qu’il soit réellement appliqué, des mesures ont été mises en place aux niveaux européen et nationaux, en particulier ont été mises en place des sanctions qui peuvent être conséquentes⁴. Or, je développe mon activité dans une coopérative d’entrepreneuses et d’entrepreneurs en Allemagne. Ceci a deux conséquences :

• Depuis le déploiement du RGPD, certains cabinets d’avocats créent leur chiffre d’affaires en menant des vagues de vérifications sur les sites internet publiés en Allemagne et en les sanctionnant.
• Développer mon activité en coopérative, c’est partager la responsabilité de la coopérative avec d’autres entrepreneuses et entrepreneurs ; je n’ai pas envie de créer de problème à la coopérative en ne respectant pas la réglementation.

Bien sûr, dès la création du site, les pages demandées étaient mises en place : Protection des données (Datenschutz) et Mentions légales (Impressum) ainsi qu’une bannière de cookies mais il n’était pas possible de les actualiser facilement au fil du développement de la loi allemande et de l’utilisation de nouvelles fonctions. Le choix de l’équipement adapté au risque encouru et à l’état du projet (phase de lancement) s’est donc porté sur une plateforme juridique qui propose des générateurs de documents légaux ainsi qu’une plateforme de gestion de projet pour mener des vérifications régulières.

Bref, automatiser c’est le moyen de déployer ce qui compose l’identité de l’activité (ses valeurs) mais comme tout projet cela nécessite de préparer le projet et d’en analyser les risques pour y apporter une réponse adaptée.

(À suivre)

Dans les prochains articles, nous verrons comment inclure l’automatisation dans une gestion agile du changement ainsi qu’un premier bilan temps / argent / compétence.

1. Cet article a paru le 2 avril 2025 pour la première fois. À la suite d’un petit incident technique, il a dû être recréé. C’est pourquoi la date a été modifiée. ↩︎
2. RGPD ou Règlement Général de la Protection des Données : « Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) », https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees. ↩︎
3. QQCOQP (à lire ainsi : « Coucou, c’est occupé! » est le moyen mnémotechnique de l’ensemble des questions que l’on peut se poser avant de débuter un projet Quoi ? Qui ? Comment ? Où ? Quand ? Pour quoi ? qui permettent de le définir. ↩︎
4. Article 83 – Conditions générales pour imposer des amendes administratives : https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre8#Article83. ↩︎

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Automatisation, un puits sans fonds ? (II) © 2025 by Céline Viardot, SMartDE e. G. (0181 – Donner du Sens A l’Entreprise) is licensed under CC BY-NC-SA 4.0