Voici le troisième article sur l’automatisation, et spoiler alert, ce ne sera pas le dernier. Dans le premier article, nous avions fait un état des lieux des éléments qui avaient déjà été automatisés, des compétences développées et de l’environnement (ressources tangibles) nécessaire pour préparer une automatisation. Dans le deuxième article, nous avons identifié des risques dans le cadre de l’automatisation de la communication.

Au départ de cette question de l’automatisation, l’envie de développer une nouvelle proposition pour les travailleurs autonomes¹ : une solution qui facilitera la mise en actions d’un diagnostic à 360º de l’activité. Les deux problèmes rencontrés avec ce point de départ :

• le travail avec des travailleurs autonomes nécessitent d’avoir une communication beaucoup plus automatisée pour que l’activité puisse toucher plus de monde ;
• l’outil de newsletter semble être la base nécessaire pour créer l’environnement automatisé autour du diagnostic mais n’est pas du tout implémenter dans l’environnement de travail de l’activité.

Comment, alors, mettre en place cette transformation au sein de l’activité Céline Viardot – Donner du Sens A l’Entreprise ? Comment faire évoluer le modèle économique de l’activité ? Comment organiser le changement au sein de l’activité ? Et quels outils utiliser ?

Les pratiques agiles, socles de la qualité et de nouvelles ressources

Les anciens participants et anciennes participantes aux formations de Céline Viardot – Donner du Sens A l’Entreprise l’attestent régulièrement : on peut assister à deux reprises à la même formation, la deuxième formation est encore mieux, si c’est possible, que la première. Généralement des outils et les concepts ont évolué pour être encore plus performants. Cela fait partie de l’ADN de l’activité : développer les outils et les méthodes de manière agile. Que signifie « agile » et comment les pratiques agiles inspiraient-elles l’activité ? Depuis 2001, le terme se rapporte surtout à l’ingénierie logicielle² et les pratiques « reposent sur un cycle de développement itératif, incrémental et adaptatif » ³ . Surtout, ces pratiques permettent à des organisations de coordonner divers services vers un même objectif. Or, dans l’activité Céline Viardot – Donner du Sens A l’Entreprise il n’y a qu’une seule personne qui ne développe pas de logiciel. Comment, alors, entendre ici ce terme d’agile ?

Mettre en place une gestion d’amélioration permanente

Voici la représentation d’une boucle itérative, telle qu’utilisée par l’activité:

Chaque formation passe donc cette boucle à chaque vente et réalisation. Comment cela se passe-t-il ? Prenons l’exemple de la formation Les Clés pour fixer des prix justes et regardons la première boucle qui a eu lieu en 2023 :

Le prototypage : C’est la phase qui a permis de créer le déroulé de la formation (qui se faisait encore à l’époque sur des feuilles de papier), le contenu de la formation, les fiches-outils et fiches-référence. Pour réaliser ce prototypage, j’avais utilisé des slides d’autres formations par exemple.

La réalisation : c’est en fait la première fois que la formation a été donnée (à Liège en 2023).

La mesure : cette phase s’est faite en deux temps. Premier temps, durant la formation en observant les participants et participantes ; deuxième temps, quelques semaines après la formation, à la lecture des évaluations.

L’analyse : cette phase permet d’identifier les points à améliorer dans les éléments composant la formation (du déroulé aux fiches).

Les corrections et l’archivage : dans le cas des formations, une première correction est réalisée avant l’envoi des supports aux participants et participantes. Puis les différents supports sont rangés de manière à les retrouver très facilement.

La seconde boucle commencera en ressortant les supports de la formation pour préparer la reprise de la formation et en les améliorant grâce à l’analyse réalisée durant la première boucle (ce sera alors la phase de prototypage). Et à chque fois que la formation est commandée, s’ouvre une nouvelle boucle. Cependant, il arrive un moment où on a atteint une sorte de palier (on continue toutefois à perfectionner). C’est le moment alors d’aller sur un nouveau territoire : « Les Clés pour fixer des prix justes » est en cours de prototypage pour s’adresser aux travailleurs et travailleuses autonomes francophones à Berlin. Appliquer cette boucle sur les formations a permis bien sûr d’améliorer la qualité des formations de manière permanente, mais aussi de développer de nouveaux outils régulièrement.

Pratique agile et développement de ressources tangibles

J’utilise aussi cette boucle pour développer les outils internes de l’activité. Souvent le premier tour de prototypage commence par du papier et des crayons. C’est ce qu’il se passait par exemple avec les déroulés des formations (c’est là où on organise le temps de la formation). J’avais eu dans le passé des tableaux, mais ils ne correspondaient plus à mes besoins. J’étais donc repartie sur la technique papier/crayon (et bien sûr je conservais les documents entre deux formations) : j’avais pu tester plusieurs formats, comme une représentation de la formation en forme d’escalier. Bref, à un moment, j’ai donc construit un tableau relativement simple qui calculait les temps et pouvait être imprimé. Ce tableau a été utile pendant au moins une demi-année avant que le résultat de l’analyse soit : « je souhaite quelque chose de plus intuitif, dont je puisse facilement recopier la partie variable, sans perdre les formules, qui puissent prendre rapidement une forme imprimable ». C’est donc ainsi que j’ai construit la version que j’utilise maintenant.

Utiliser cette méthode pour l’amélioration des outils internes a vraiment ralenti la production d’outils qui devaient être parfaits dès leur conception mais qui voyaient rarement le jour ou quand ils étaient achevés étaient trop « casse-pied » à utiliser. Cette pratique permet d’améliorer constamment la qualité des services et de l’organisation interne. Mais comment intensifier cette pratique pour concrétiser un changement stratégique ?

Adapter la méthode OKR au travailleur autonome

Qu’est ce que la méthode OKR ?

En début d’année, j’ai assisté à une formation d’une journée sur la méthode « OKR » pour Objectives and Key-Results. Cette méthode très en vogue actuellement permet aux entreprises de la tech d’insuffler et de concrétiser rapidement des changements stratégiques tout en reposant sur l’autonomie organisationnelle des équipes et des travailleurs. La vision est transformée en objectifs stratégiques qui seront réalisés grâce à des cycles OKR d’une durée de 3 à 4 mois. Chaque cycles comprend 4 phases : le planning, l’alignement, la production (avec des rendez-vous très réguliers pour mesurer l’avancement et des revues régulières), la rétro. Les deux premières phases sont celles où les équipes décident de ce qu’elles vont réaliser pour mettre en œuvre des transformations stratégiques ; la dernière donne l’occasion de regarder dans le rétro pour voir ce qui a fonctionné et ce qui est appris.

Finalement, cette méthode est l’ossature qui permet à une grande organisation de travailler de concert à mettre en œuvre le changement tout en continuant à réaliser son cœur de métier tout en voyant apparaître ce changement au fil des cycles. Et si cette méthode pouvait inspirer l’organisation d’une travailleuse autonome ?

S’inspirer de la méthode OKR pour gérer le changement dans son activité solo

Le changement stratégique que je veux impulser dans l’activité Céline Viardot – Donner du Sens A l’Entreprise est de pouvoir créer une proposition pour les travailleurs autonomes semi-automatisée. Pour réaliser cet objectif stratégique, automatiser la communication est la première étape, en créant l’infrastructure nécessaire. L’objectif à moyen terme fixé en fin janvier était de savoir utiliser un outil d’envoi de newsletter. Presque 6 mois plus tard, dans le même temps que je donnais des formations et des ateliers en Belgique,

• 4 newsletters ont été envoyées,
• le système automatisé de double opt-in est en place et fonctionne,
• une automatisation permet aux nouveaux inscrits de recevoir la dernière newsletter,
• une automatisation a permis d’interagir pendant la phase de test du coffret à compliments (numérique) avec les testeurs et testeuses (cette partie doit être améliorée).

Si on compare les parties de l’activité qui ont permis d’organiser ce résultat à la façon de services d’une grande entreprise, les services suivants auraient été mobilisés pour apporter ce changement:

• service informatique pour installer l’infrastructure
• service des achats pour faire le choix des fournisseurs
• service communication pour créer le contenu (articles et newsletters)
• service marketing pour lancer la stratégie des newsletter (et faire le suivi)
• service juridique pour vérifier que la partie légale des changements est conforme à la loi.

Bref, cette méthode m’a permis de gagner en efficacité. Comment concrètement ? Je vous raconterai la suite à la rentrée.

(À suivre)

Dans les prochains articles, nous verrons comment l’implémentation a pu être aussi efficace et dresserons un bilan temps / argent et compétences.

1. Par travailleurs autonomes, j’entends les personnes qui créent leurs revenus (ou partie de leur revenus) grâce à une activité qu’ils gèrent seuls. Voici quelques noms qui désignent des travailleurs autonomes : freelance, auto-entrepreneurs, solopreneur-se-s, salariés en entreprises de portage salarial et salariés-associés de coopératives d’entrepreneur-se-s. ↩︎
2. cf. article Wikipedia, « Méthode agile », Wikipedia, https://fr.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9thode_agile, 01.07.25. ↩︎
3. ibid. ↩︎

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Automatisation, un puits sans fonds ? (III) © 2025 by Céline Viardot, SMartDE e. G. (0181 – Donner du Sens A l’Entreprise) is licensed under CC BY-NC-SA 4.0